Comment ajouter le texte intégral à une notice existante ?Dans HAL, on peut signaler l’existence des documents de deux manières : soit en indiquant uniquement les références bibliographiques, soit en procédant au dépôt du texte intégral. Il est toujours possible de compléter ultérieurement une notice par le dépôt d’un fichier numérique. Avant de procéder au dépôt, il faut vous assurer que :
La Loi pour une République numérique ne s’applique qu’aux articles des revues. Pour les autres types de publications, se référer à la politique de l’éditeur via Sherpa/Romeo. Procéder au dépôtSi vous êtes la personne qui a procédé au signalement de la publication dans HAL, vous pouvez directement effectuer le dépôt du texte intégral. Si le signalement a été effectué par une tierce personne (un coauteur, la Direction de la recherche de l’Université, …), il faudra en demander la propriété afin de pouvoir déposer le texte intégral.
Signalement effectué par vos soinsDepuis le portail HAL, affichez la notice bibliographique correspondant à votre publication. Connectez-vous via vos identifiants pour accéder à la fonctionnalité permettant le dépôt. Un bouton « Ajouter un fichier » apparaît en bas de la notice.
Cliquez sur « Ajouter un fichier », HAL propose deux possibilités pour déposer le document : soit le téléchargement en local, soit la récupération depuis un site web via l’URL de la ressource. Attention : si vous optez pour la récupération via l'URL, vérifiez que l’accès au fichier est possible sans abonnement et sans mot de passe. Il est également possible de procéder à l’enrichissement des métadonnées à partir d’un identifiant de type DOI, ArXiv, PubMed, … Vous pouvez aussi enrichir les métadonnées du document et les données auteur(s).
Après avoir appuyé sur « Ajouter un fichier au dépôt », renseignez le statut du fichier que vous déposez. Préciser l’origine du fichierLorsque vous déposez un fichier, il s’agit soit d’un fichier auteur, soit d’un fichier éditeur. Il est alors nécessaire d’indiquer l’origine de ce fichier et les droits qui lui sont associés. Pour cela, cliquez sur la vue détaillée de la section « Déposer le(s) fichier(s) », puis sélectionnez l’item souhaité pour l’origine du fichier.
Ajouter un embargoSi vous souhaitez déposer la version postprint avant le délai légal prévu par la Loi pour une République numérique ou si vous ne voulez pas rendre tout de suite accessible le document, vous pouvez appliquer un embargo. Pour ce faire, cliquez sur la vue détaillée de la section « Déposer le(s) fichier(s) », puis sélectionnez la durée souhaitée de l’embargo.
Après validation, le dépôt apparait dans la rubrique « Mon espace » - « Mes Dépôts » - Documents en attente de validation
Le dépôt est alors soumis à modération auprès du Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD) et sera accessible dans un délai maximum de 48h.
Signalement effectué par une tierce personneSi le signalement dans HAL de la publication a été effectué par une tierce personne, vous devez lui demander l’accès pour pouvoir déposer le fichier contenant le texte intégral. La demande de propriété se fait en se connectant à votre compte HAL. Obtenir l’accès pour déposerEn bas de la notice bibliographique, cliquez sur « Demander la propriété ».
Une fenêtre de dialogue s’ouvre visant à expliquer la raison de la demande de propriété. Veuillez indiquer une formule du type : « Auteur de cette publication, je souhaiterais ajouter le fichier numérique contenant le texte intégral correspondant »
La demande effectuée, une notification est adressée à la personne ayant procédé au référencement de la publication dans HAL. Une fois la requête acceptée, un mail vous est envoyé automatiquement.
Il suffit alors de retourner sur la notice pour procéder à l’ajout du fichier en suivant la démarche expliquée plus haut et si besoin modifier ou compléter les métadonnées et les données auteur(s).
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