Comment saisir les données auteur(s) et les affiliations ?Le dépôt d’une publication ou la saisie d’une notice bibliographique dans HAL comporte plusieurs étapes. En plus du renseignement des métadonnées décrivant la publication, il faut également compléter les données auteur(s) et affilier les différents contributeurs à la structure de recherche à laquelle ils appartiennent.Un certain nombre de précautions est nécessaire pour permettre une identification correcte des auteurs et éviter de créer des entrées multiples pour un même chercheur ou d’effectuer des attributions erronées dans le cas, par exemple, d’homonymes. Cette fiche a pour objet de vous guider dans la saisie des données auteurs et pour l’affiliation aux structures de recherche des différents contributeurs quel que soit le type des fonctions exercées dans la publication (auteur, traducteur, directeur de la publication, …). Renseigner les données d’un auteur déjà présent dans HALQuand vous affichez la rubrique « Compléter les données auteur(s) », HAL vous invite à saisir dans une barre de recherche le nom du premier auteur de la publication. S’il existe déjà, son nom s’affiche (exemple : Truck Isis). Il est possible que plusieurs formes de son nom apparaissent sous des couleurs différentes. Chaque couleur correspond à une valeur de la forme dans le référentiel auteurs de HAL (AuréHAL) :
Sélectionnez de préférence la forme valide (en vert). Si l’auteur n’a pas créé son IdHAL, il n’y aura que des formes en attente de validation (en rouge). Dans ce cas, choisissez celle qui paraît la plus complète (présence d’une URL, d'une adresse e-mail, ...). Attention aux cas d’homonymie entre chercheurs (exemple : Perrin Julie).
Il existe trois Julie Perrin référencée dans HAL, l’une chercheuse en urbanisme, l’autre spécialiste en danse contemporaine et la troisième en poste au Centre hospitalier Robert Schuman. Les deux premières possèdent un IdHAL (formes vertes).
Après avoir recherché l’auteur dans la base, cliquez dans la liste des résultats sur l’icône « voir » pour obtenir plus d’informations et pouvoir afficher les documents associés. La liste des publications vous permettra de déterminer s’il s’agit de l’auteur voulu ou d’un homonyme.
Signaler un auteur absent du référentiel HALDans le cas où l’auteur serait absent de HAL, l’interface propose d’« Ajouter un nouvel auteur »
Une fenêtre de saisie s’affiche et vous invite à compléter un certain nombre de champs. Seuls le prénom et le nom sont obligatoires.
Modifier la fonctionUne fois l’auteur entré, il est possible de changer sa fonction afin qu’elle corresponde au rôle qu’il a exercé dans la publication (directeur scientifique, directeur de publication, traducteur, illustrateur, ...). Pour ce faire, cliquez sur « Pour cet auteur » puis sur « Choisir la fonction ».
La liste des fonctions s’affiche. Sélectionnez celle qui correspond au rôle joué par la personne.
Ajouter une affiliation à une structure existanteAprès avoir entré les données relatives à l’auteur et vérifié sa fonction, il reste à valider ou à ajouter sa structure d’affiliation.Pour un auteur dont une ou plusieurs publications sont déjà signalées dans HAL, la structure d’affiliation est normalement automatiquement indiquée. Dans le cas contraire il faudra l’ajouter : cliquez dans la barre en dessous du nom d’auteur et tapez le nom de la structure à laquelle il appartient. Si elle existe, elle s’affiche dans une liste et vous pouvez alors la sélectionner. Attention à choisir la bonne affiliation en cas d’homonymie entre structures. Si le cas se présente, comme ci-dessous, référez-vous aux autres éléments qui les accompagnent tels que les sigles et les noms des structures de rattachement. Ils vous permettront d’identifier la structure à laquelle s’affilier.
Ajouter une affiliation à une structure absente de HALSi la structure n’apparaît pas dans la liste, il faudra la créer. Cliquez sur « Ajouter une nouvelle structure ».
Une fenêtre de création de nouvelle structure s’affiche, vous devez alors renseigner un certain nombre de champs, dont certains obligatoires pour valider la structure.
HAL propose 6 types de structure. Pour les structures autres que les institutions, il est nécessaire de les lier à la structure de niveau supérieur dont elles dépendent (exemple : un laboratoire pour une équipe de recherche ou encore une institution pour un laboratoire).
En cliquant sur « liez une structure », une fenêtre-formulaire s’ouvre pour effectuer le lien vers la structure de niveau supérieur. Quand vous commencez à saisir le nom, il s’affiche dans une liste, vous pourrez alors le sélectionner. Attention : Dans les cas d’une structure dépendante de plusieurs structures de niveau supérieur (exemple : un laboratoire en cotutelle avec deux universités), il faudra ajouter toutes les structures de niveau supérieur en vous servant du bouton +. NB : Pour les unités mixtes de recherche, les équipes d’accueil et autres structures fédératives, n'oubliez pas de saisir le code. Si le nom n’est pas dans la liste, cliquez sur « Ajouter ».
Modifier une affiliationSi la structure d’affiliation qui a été renseignée automatiquement n’est pas correcte, il est possible de la supprimer et d’affilier l’auteur à la structure de recherche à laquelle il appartient. Pour ce faire, cliquez sur « Pour cette structure » puis sur « Supprimer ». Il conviendra alors de procéder à l’affiliation correcte. |
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